Dokumen Administrasi Perkantoran

Syarat Dokumen :

a.      Otentik

Otentik artinya aslli, perusahaan harus tahu betul apakah pencipta dokumen memang pihak yang berwenang.

b.      Andal

Andal artinya isi dokumen dapat dipercaya dan di pertanggung jawabkan. Dokumen yang andal menyajikan gambaran yang akurat dan lengkap dari segi transaksi, aktivitas, atau fakta.

c.       Bulat

Bulat adalah suatu keharusan bahwa sebuah dokumen terlindungi dari adanya perubahan. Dan setiap perubahan dan anotasi penciptaan dokumen harus dicantumkan dengan jelas.

d.      Siap pakai

Sebuah dokumen dinyatakan siap pakai apabila :

1)      Dapat diketahui lokasinya

2)      Dapat ditemukan kembali

3)      Dapat diperlihatkan, dan dapat ditafsirkan dalam konteks kegiatan bisnis yang lebih luas.

e.       Memadai

Sebuah dokumen harus dengan benar menggambarkan keterangan-keterangan yang memadahi tentang apa yang telah dikomunikasikan, diputuskan atau dilakukan yang dapat digunakan untuk mendukung kebutuhan-kebutuhan bisnis.

f.       Selalu Up date

Sebuah dokumen yang ada harus dapat digunakan sepanjang zaman sehingga masih tetap berlaku di kemudian hari. Seperti asset-aset perusahaan yang lain, dokumen harus dikontrol secara sistematis dan terstruktur. Tujuannya untuk menjamin bahwa dokumen yang tersedia dan beredar di perusahaan adalah dokumen yang terkini (update) dan telah disahkan sebagai dokumen yang berlaku.

Jenis-jenis Dokumen :

1.      Menurut jenisnya

a.      Dokumen Fisik adalah dokumen yang menyangkut materi ukuran, berat, tata letak, sarana dan prasarana. Dokumen ini biasanya berupa berkas-berkas surat.

b.      Dokumen intelekual adalah dokumen yang mengacu pada tujuan isi subjek sumber , metode penyebaran, cara memperoleh dan keaslian dokumen. Contohnya skripsi.

2.      Menurut sifatnya

a.      Dokumen tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis. Contohnya majalah, proposal

b.      Dokumen non tekstual adalah dokumen yang berisi informasi dan beberapa teks. Contohnya poster, peta, dan monumen.

3.      Menurut literature

a.      Dokumen korporil adalah dokumen yang mencakup materi tercetak, tidak tercetak, prasasti, benda seni yang disimpan di Museum dan perpustakaan.

b.      Dokumen literer adalah bahan cetak dan non cetak yang mengandung info/keterangan tertentu. Contohnya buku.

4.      Menurut kepentingan dan kekhususannya

a.       Dokumen pribadi adalah dokumen yang dikumpulkan oleh perorangan dan merupakan koleksi pribadi.

b.      Dokumen keuangan adalah dokumen yang berisi informasi tentang perkembangan perekonomian suatu bangsa biasanya berhubungan dengan kebutuhan dan kemakmuran manusia. Contohnya uang.

c.       Dokumen sejarah adalah dokumen yang berisi informasi sejarah peradaban dan kebudayaan suau bangsa. Contohnya candi, naskah proklamasi.

d.      Dokumen kedokteran adalah dokumen yang berisi informasi tentang perkembangan ilmu kedokteran. Contohnya dokumen obat-obatan.

e.       Dokumen pemerintahan adalah dokumen yang berisi informasi tentang ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya susunan cabinet, peraturan pemerintah, UU.

Fungsi Dokumen :

a.      Sebagai alat komunikasi

Dalam sebuah dokumen termuat informasi-informasi penting untuk melaksanakan pekerjaan.

b.      Sebagai alat bukti

Dokumen dipergunakan sebagai tanda bukti/keterangan mengenai suatu hal.

c.       Sebagai ala pengingat

Dokumen merupakan arsip pengingat kita tentang sesuatu hal yang telah terjadi. Dengan adanya dokumen maka kita akan ingat kembali keterangan yang tercatat dalam dokumen.

d.      Sebagai knowledge sharing (berbagi ilmu/pengetahuan)

e.       Sebagai pedoman untuk bertindak

Dalam melakukan sesuatu kita berpedoman pada apa yang tertera pada dokumen.

f.       Sebagai alat presentasi