Syarat Dokumen :
a.
Otentik
Otentik artinya
aslli, perusahaan harus tahu betul apakah pencipta dokumen memang pihak yang
berwenang.
b.
Andal
Andal artinya
isi dokumen dapat dipercaya dan di pertanggung jawabkan. Dokumen yang andal
menyajikan gambaran yang akurat dan lengkap dari segi transaksi, aktivitas,
atau fakta.
c.
Bulat
Bulat adalah
suatu keharusan bahwa sebuah dokumen terlindungi dari adanya perubahan. Dan
setiap perubahan dan anotasi penciptaan dokumen harus dicantumkan dengan jelas.
d.
Siap pakai
Sebuah dokumen
dinyatakan siap pakai apabila :
1)
Dapat diketahui
lokasinya
2)
Dapat ditemukan
kembali
3)
Dapat
diperlihatkan, dan dapat ditafsirkan dalam konteks kegiatan bisnis yang lebih
luas.
e.
Memadai
Sebuah dokumen
harus dengan benar menggambarkan keterangan-keterangan yang memadahi tentang
apa yang telah dikomunikasikan, diputuskan atau dilakukan yang dapat digunakan
untuk mendukung kebutuhan-kebutuhan bisnis.
f.
Selalu Up date
Sebuah dokumen yang ada
harus dapat digunakan sepanjang zaman sehingga masih tetap berlaku di kemudian
hari. Seperti asset-aset perusahaan yang lain, dokumen harus dikontrol secara
sistematis dan terstruktur. Tujuannya untuk menjamin bahwa dokumen yang
tersedia dan beredar di perusahaan adalah dokumen yang terkini (update) dan
telah disahkan sebagai dokumen yang berlaku.
Jenis-jenis
Dokumen :
1.
Menurut jenisnya
a.
Dokumen Fisik adalah
dokumen yang menyangkut materi ukuran, berat, tata letak, sarana dan prasarana.
Dokumen ini biasanya berupa berkas-berkas surat.
b.
Dokumen intelekual adalah dokumen yang mengacu pada tujuan isi subjek
sumber , metode penyebaran, cara memperoleh dan keaslian dokumen. Contohnya
skripsi.
2.
Menurut sifatnya
a.
Dokumen tekstual adalah
dokumen yang menyajikan informasi
dalam bentuk tertulis. Contohnya majalah, proposal
b.
Dokumen non tekstual adalah dokumen yang berisi informasi dan beberapa
teks. Contohnya poster, peta, dan monumen.
3.
Menurut literature
a.
Dokumen korporil adalah
dokumen yang mencakup materi tercetak, tidak tercetak, prasasti, benda seni
yang disimpan di Museum dan perpustakaan.
b.
Dokumen literer adalah
bahan cetak dan non cetak yang mengandung info/keterangan tertentu. Contohnya
buku.
4.
Menurut kepentingan dan kekhususannya
a.
Dokumen pribadi adalah
dokumen yang dikumpulkan oleh perorangan dan merupakan koleksi pribadi.
b.
Dokumen keuangan adalah
dokumen yang berisi informasi tentang perkembangan perekonomian suatu bangsa
biasanya berhubungan dengan kebutuhan dan kemakmuran manusia. Contohnya uang.
c.
Dokumen sejarah
adalah dokumen yang berisi informasi sejarah peradaban dan kebudayaan suau
bangsa. Contohnya candi, naskah proklamasi.
d.
Dokumen kedokteran adalah dokumen yang berisi informasi tentang
perkembangan ilmu kedokteran. Contohnya dokumen obat-obatan.
e.
Dokumen pemerintahan adalah dokumen yang berisi informasi tentang
ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya susunan cabinet, peraturan
pemerintah, UU.
Fungsi Dokumen :
a.
Sebagai alat komunikasi
Dalam sebuah
dokumen termuat informasi-informasi penting untuk melaksanakan pekerjaan.
b.
Sebagai alat bukti
Dokumen
dipergunakan sebagai tanda bukti/keterangan mengenai suatu hal.
c.
Sebagai ala pengingat
Dokumen
merupakan arsip pengingat kita tentang sesuatu hal yang telah terjadi. Dengan
adanya dokumen maka kita akan ingat kembali keterangan yang tercatat dalam
dokumen.
d.
Sebagai knowledge sharing (berbagi ilmu/pengetahuan)
e.
Sebagai pedoman untuk bertindak
Dalam melakukan sesuatu kita berpedoman pada apa yang
tertera pada dokumen.
f.
Sebagai alat presentasi